Kako ostati produktivan radeći od kuće?

Kako ostati produktivan radeći od kuće?

Bilo da tek krećete u razvoj poslovanja ili ste se odlučili biti freelancer, rad od kuće je neizostavan pojam vezan uz obje situacije. Neki sanjaju o radu od kuće dok drugi koji imaju priliku raditi od kuće razumiju i negativne strane ove mogućnosti. Za moderne profesionalce ovo može biti prednost koja se pojavljuje jednom ili dvaput tjedno unutar rada u tvrtkama, a za freelancere je ovo svakodnevica osim ako ne koriste mogućnosti coworking prostora ili unajmljuju ured.

Za one koji rade od kuće, sastavili smo nekoliko načina kojima savjetujemo povećanje produktivnosti.

Započnite rano

Kad radite u uredu, odnosno na lokaciji izvan kućanstva, imate priliku razbuditi se putem do radnog mjesta. U ovom slučaju, prijelaz iz toplog kreveta za hladni radni stol može biti puno teži. Jedan od načina za povećanje produktivnosti pri radu od kuće je započeti rad što prije i pregledati TO DO listu zadataka koju ste napravili prethodni dan. Ključ produktivnog dana je krenuti zadatak po zadatak kako biste mogli napredovati prema rješenjima izazova i aktivnosti tijekom dana.

Osoba sjedi na krevetu s kavom i laptopom (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Strukturirajte dan

Vi upravljate svojim danom i glavni ste menadžer svog rasporeda. Ako ne pratite određen raspored, postoji velika mogućnost da ćete doći u situaciju u kojoj ne stignete popratiti sve zahtjeve klijenata i vašeg poslovanja. Preporučamo Google kalendar kao besplatni alat za praćenje vašeg vremena koji možete podijeliti s klijentima, suradnicima ili ostatkom tima, u slučaju da radite kao dio virtualnog tima. Strukturiranjem dana i dijeljenjem zadataka vladate svojim vremenom i možete dati do znanja osobama s kojima surađujete kad ste dostupni za potencijalne sastanke ili poziv.

Označite svoj radni prostor

Vaš radni prostor mora biti posvećen samo tome. Bitno je da on bude odvojen, makar se sastojao od jednog stola za računalo i zidne police. Potrebno je da vaš prostor za rad bude samo vaš i da bude posvećen radu. Nastojte izbaciti različita mjesta unutar vašeg kućanstva koja su povezana s ostalim aktivnostima poput kuhinjskog stola, trosjeda u dnevnoj sobi ili drugog mjesta, osim ako jedno od tih mjesta nije isključivo vezano za rad zbog nedostatka prostora te ono postaje taj poseban radni prostor koji koristite na dnevnoj bazi.

Osoba drži mobitel u ruci i laptop u krilu (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Isključite “kradljivce vremena”

Društvene mreže su dizajnirane za lagani pristup i pri korištenju browsera tijekom rada vrlo lako vas mogu privući na otvaranje u jednom od tabova. Savjetujemo korištenje drugog browsera ili inkognito prozora u npr. Chrome browseru. Korištenjem takvog prozora, pretraživač vam neće davati sugestije pri traženju i nećete biti ulogirani u sve društvene mreže koje imate spremljene unutar normalnog prozora. Time smanjujete mogućnost korištenja pauza tijekom radnog dana na društvenim mrežama.

Iskomunicirajte očekivanja s ostalim ukućanima

Najteži dio rada od kuće je objasniti ostalim ukućanima da radite. Većina ljudi povezuje ostanak kod kuće kao mogućnost da uz rad obavite i kućanske poslove, pripremite ručak, obavite pranje rublja i ostale stvari koje biste činili izvan radnog vremena. Bitno je jasno iskomunicirati očekivanja unaprijed i ne pretpostaviti da ćete odmah na početku aktivnog rada od kuće naići na razumijevanje ovakvog načina rada osim ako nemate otvoreni dogovor i plan s ostatkom kućanstva kako će se freelancerski način života uklopiti u vaš suživot.

Osoba skrivena iza laptopa, vide se stopala (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Odaberite vrijeme završetka rada

Rad od kuće zna dovesti do pretjeranog rada, ako ne odlučujete o prioritetima i svom slobodnom vremenu. Savjetujemo vam da odaberete vrijeme završetka rada kako biste mogli odvojiti privatno i poslovno vrijeme te postići kvalitetan radni dan koji neće utjecati na ostalih nekoliko radnih dana u slučaju pretjeranog rada. Možete radno vrijeme označiti alarmom na mobitelu i time ćete neometano moći raditi na zadatcima, a zvuk će vam označiti vrijeme u kojem završavate s radom.

Nastojte se voditi ovim savjetima i postaviti vlastite prioritete kako vam rad od kuće ne bi preuzeo cjelokupno vrijeme i narušio vaše slobodno vrijeme i odnos s bliskim osobama.

Na koji način organizirate svoj dan u slučaju rada od kuće? Podijelite s nama u komentarima.

Što je samopromocija?

Što je samopromocija?

Samopromocija sa sobom kao asocijaciju nosi negativno mišljenje. No, samopromocija koju radi samosvjesna osoba i ima podlogu za sve što govori je istinita i autentična. Negativne konotacije su izazvane krivim pristupima samopromocije.  

Prvi korak pri shvaćanju vlastitih sposobnosti je vođenje bilješki o vlastitim postignućima. Ponekad je teško vidjeti što ste sve postigli unazad nekoliko godina, ako niste svjesno razmislili i zabilježili na određen način navedene uspjehe. U trenutku kad znate koja su vaša postignuća, možete iskoristiti priliku da se odvojite od konkurencije. Ta sposobnost vam može donijeti nove prilike, klijente, poslove ili poduzetničke pothvate. Sve dok ju primjenjujete autentično i iskreno prema drugim ljudima.  

Muškarac piše u rokovnik (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Ova vještina vam pomaže na događajima koji potiču umrežavanje. Većina nas se ne voli hvaliti i time gube prilike u kojima su mogli reći nešto više o sebi i zasluženo dobiti priliku da pokažu vlastito znanje. Lakše nam dolazi preporučiti nekog drugog nego samog sebe.  

Nemogućnost pravilne samopromocije može dovesti do kočnice u karijeri. Zašto je toliko teško reći svoja postignuća? Svi smo imali susret s pretjeranom prodajom određenog prodavača u kojoj nam je želja za proizvodom posve nestala. Jedan od razloga zašto je samopromocija gledana negativno leži baš u takvim asocijacijama. Uz to, povezujemo ju s egom i narcisoidnošću. Učenje poniznosti i skromnosti su kritični za samopromociju. Poniznost održava vaše unutarnje razumijevanje vaših postignuća, u kombinaciji s prihvaćanjem, a skromnost je kako se odlučite izraziti to razumijevanje. Ukratko, stvar je pristupa.  

Vjerojatno ste čuli za izraz elevator pitch. Odnosi se na jednominutno predstavljanje u dizalu koje biste učinili u slučaju da se zateknete s investitorom, potencijalnim klijentom ili poslodavcem i imate samo minutu da ostavite dobar dojam. Većina ljudi se u tim situacijama zbuni i nisu sigurni što mogu reći ili učiniti kako bi ostavili dobar dojam. Zbog toga ili potrate priliku ili im elevator pitch ne uspije.  

Muškarac i žena gledaju u mobilni telefon (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Ovo je vještina koju se može uvježbati na isti način kao i javni nastup od kojega većina ljudi zazire.  

Vaša samopromocija nikad ne bi trebala uključivati negativne elemente. Sve razgovore trebate držati pozitivnim i proaktivnim. Cilj samopromocije nije učiniti da se netko drugi osjeća loše. Ključno je pokazati i uputiti sugovornika na vaše kvalitete, na umjeren i konkretan način. Zaslužujete pravo slaviti svoje uspjehe i time nećete ostaviti dojam narcisoidne osobe. Sve tvrdnje u koje vjerujete i koje imaju podlogu prethodnog događaja su autentične i lako ih je predstaviti na konkretan način.  

Najbolji primjer je razgovor za posao. Od nas se očekuje spremnost na samopromociju s kojom vjerojatno imamo malo ili nimalo iskustva tijekom studija. Osoba treba pokazati kompetentnost i pristupačnost uz jasno iskazane prethodne uspjehe kako bi osobi koja ju intervjuira dala do znanja da je vrijedan kandidat koji zaslužuje prihvaćanje na radno mjesto. Istovremeno, osoba koja je na intervjuu ne želi izgledati arogantno ili ostaviti negativan dojam.  

Žena pruža poklon prema drugoj ženi koja ima dlanove na očima (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Već smo spomenuli zapisivanje vlastitih uspjeha, a redovnim pregledom tog popisa možete doći do zaključka u čemu ste zaista dobri i te točke navesti kao glavne točke koje vas opisuju kao potencijalnog zaposlenika, poslodavca ili poduzetnika u kojeg vrijedi uložiti.  

Samopromocija je puno šira od samog razgovora u kojem objašnjavate vlastite uspjehe. Možete joj pristupiti kroz: pružanje pomoći drugima bez očekivanja povratne usluge, upoznavanje s ljudima s kojima biste mogli surađivati u budućnosti, pružanje informacija besplatno putem web stranice i društvenih mreža, obogaćivanje vlastitog znanja unutar svoje struke kako biste bili prvi izbor kolegama za nedoumice, dokaz vaših postignuća, specijalizaciju znanja, stjecanje vještine aktivnog slušanja sugovornika, traženje povratne informacije od kolega i nadređenih te molbom za preporuke od kolega i nadređenih. 

Samopromocija koja ne slijedi pravila autentičnosti i skromnosti ima negativan ishod. Zapamtite, samopromocija nije hvaljenje bez pokrića.  

Koja su vaša iskustva sa samopromocijom? Podijelite ih s nama u komentaru.  

 

Sedam korisnih i besplatnih alata za organizaciju posla

Sedam korisnih i besplatnih alata za organizaciju posla

Odabrali smo sedam alata koje smo isprobali unutar naše organizacije zadataka kako bismo vam pomogli u pretrazi alata koji mogu koristiti vama i vašem poslovanju. Možete ih koristiti i tijekom izrade vašeg poslovnog modela, o čemu je pisala Laura u blog postu.
 

Sedam alata koje smo odabrali:

  1. Trello
  2. Podio
  3. Flock
  4. Airtable 
  5. Canva
  6. Coggle 
  7. Google Drive
Za sve poslove koji zahtijevaju vašu koncentraciju i koji više ne stanu u rokovnik te na papire koje slažete po stolu kako biste uspjeli posložiti sve informacije koje vam pristižu tijekom radnog dana predlažemo vam korištenje ovih nekoliko alata. U kombinaciji mogu ponuditi različiti pristup vašim zadatcima i suradnji unutar tima, no i samim odabirom samo jednog od navedenih već ćete steći bolju organizaciju.
 
Žene koriste računalo (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Kao tim, uvijek stremimo rješenjima softwarea koji nam mogu olakšati međusobnu komunikaciju i praćenje zadataka. Svaki od navedenih alata nam je pomogao u određenoj fazi poslovanja tijekom ove godine i nastojat ćemo svaki predstaviti iz svoje perspektive kako biste mogli odlučiti sviđa li vam se navedeni alat ili ćete potražiti njegovu alternativu.
 

Trello

S Trellom smo započeli svoje prve zadatke unutar Propriuma i svidio nam se dovoljno za korištenje i u privatne svrhe. Trello možete koristiti putem web stranice, aplikacije za Windows 10 i aplikacije za mobitel. On je aplikacija za upravljanje projektima i zadatcima koja se bazira na kanban principu. Kanban ploča omogućuje lakši vizualni prikaz zadataka i time ubrzava rad timova.
 
Trello je besplatan za korištenje za neograničen broj korisnika i neograničen broj ploča. Neke od mogućnosti se naplaćuju, no to možete sami odabrati i za početak poslovanja ili početak organiziranja poslovanja malih timova, besplatna verzija je više nego dovoljna. Nakon što steknete naviku korištenja Trella vjerujemo da bi vam se mogli svidjeti brojni tipkovnički prečaci koji ubrzavaju njegovo korištenje. Osim toga, svi zadatci koje unesete unutar lista su u potpunosti fleksibilni i možete ih micati u jednom potezu miša.
 

Podio

Podio je software koji vam omogućava upravljanje cijelom tvrtkom, institucijom ili udrugom. Možete podijeliti komunikaciju na određene odjele (npr. Marketing workspace, HR workspace i sl.) ili na određene projekte. Unutar vaših odjela ili projekata dodajete aplikacije koje vam poboljšavaju učinkovitost i daju vam mogućnost kompletne personalizacije radnog tijeka. Podio je besplatan za do pet osoba koje ga koriste unutar jedne organizacije, nakon toga se plaća mjesečno ili godišnje ovisno o opciji koju odaberete. Ovo ga čini idealnim za male timove.
 

Flock

Flock je alternativa Slacku, koji je poznati alat za komunikaciju unutar organizacija. Flock se sastoji od kanala za komunikaciju putem kojih možete povezati različite aplikacije (kao npr. Trello koji je gore spomenut na listi) putem kojih možete izravno komunicirati o tome što se treba učiniti i pratiti ih na jednom mjestu. Putem Flocka možete obavljati i videopozive sa svojim timom, u slučaju da radite udaljeni jedni od drugih.
 
Djevojka koristi računalo (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Airtable

Airtable je kombinacija tablice i baze podataka koja vam pruža mogućnost praćenja unosa putem obrazaca ili putem baze podataka koju sami sastavljate na temelju vaših potreba. Najbolja opcija je mogućnost povezivanja podataka unutar baze podataka koja se sastoji od tablica koje se također mogu prenijeti u kanban ploču (poput Trella) ili u ostale načine pregleda poput kalendarskog pregleda. Airtable vam omogućava praćenje organizacije događaja, projekta ili timskih aktivnosti na brz, efikasan i pregledan način. Njihova stranica nudi različite unaprijed pripremljene baze na temelju kojih možete izmijeniti podatke i unijeti svoje te dobiti gotovu bazu koja vam omogućava praćenje alata digitalnog marketinga, organizacije događaja, popisa opreme unutar vaše organizacije ili praćenja prodaje. Airtable je također besplatan, posebne značajke se plaćaju.
 

Canva

Canva je alat za grafički dizajn koja pruža mogućnost izrade kvalitetnih vizualnih rješenja za osobe koje nemaju iskustva s naprednim alatima poput Photoshopa ili Illustratora. Nakon registracije na njihovoj web stranici imate mogućnost pristupa različitim unaprijed složenim ilustracijama koje možete mijenjati kako biste ih prilagodili onome što vam je potrebno. Možete izraditi različite vizuale od infografika do Facebook objava. Alat je besplatan uz određen broj besplatnih predložaka, a naplaćuju se predlošci po $1 ili više ovisno o unaprijed postavljenoj cijeni.
 

Coggle

S ciljem da zamijenimo bilješke i umne mape koje smo radili u rokovniku, a čime nisu bile dostupne svima, pronašli smo Coggle. Coggle je besplatna web aplikacija koja omogućava izradu umnih mapa s različitim mogućnostima. U potpunosti je besplatna, s mogućnošću kupnje dodatnih značajki koje vam povećavaju mogućnosti unutar same aplikacije. Kao i sve dosad nabrojane aplikacije, za male timove je sasvim dovoljna besplatna verzija.
 

Google Drive

Vjerujemo da su manje-više svi čuli za Google Drive, no dodajemo ga na ovu listu iz razloga što je kvalitetan besplatni alat za sve korisnike Gmail računa i omogućava vam kvalitetan rad putem svojih besplatnih alata poput: Google Sheets, Forms, Slides, Docs i sl. Posebne verzije koje se plaćaju imaju puno drugih mogućnosti koje su potrebne organizacijama, udrugama i tvrtkama, no za početak i prvih nekoliko projekata vjerujemo da je besplatna verzija više nego dovoljna.
 
Ovim alatom možete dijeliti dokumente s volonterima ili klijentima, ovisno o vašim potrebama kao udruga, institucija ili tvrtka. Ako ste pojedinac koji tek započinje svoju karijeru ili samostalan posao, Google Drive je odlična aplikacija za besplatno korištenje i početak rada.
 
Djevojka gleda monitore (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Koja su vaša iskustva s navedenim aplikacijama? Jesmo li vam otkrili aplikaciju za koju dosad niste čuli? Recite nam u komentarima.

Sedam razloga za posjet konferencijama

Sedam razloga za posjet konferencijama

Kao jedan od glavnih načina učenja u Propriumu, uvijek izdvajamo posjet konferencijama. Vjerujemo da možemo ovu temu približiti i vama te objasniti zašto je bitno posjećivati konferencije. Odabrali smo naših najdražih 7 razloga za posjećivanje konferencija, više u nastavku teksta.

U današnje vrijeme postoji veliki broj načina poboljšavanja vještina i znanja. Na svakom koraku imate priliku odabrati hoćete li čitati blogove, slušati podcaste, prisustvovati webinarima, čitati knjige, posjećivati seminare i sl. Nekima od nas bi na temelju svih dostupnih izvora iz topline vašeg doma moglo biti nelogično zašto posjećivati konferencije ako imamo pristup svim tim alatima i ljudima i putem interneta.

Događaji uživo, odnosno konferencije, radionice, seminari, poslovni ručkovi i metode učenja pružaju jedinstvene mogućnosti izgradnje vašeg poslovanja, organizacije i karijere koje ne možete zamijeniti nijednom drugom metodom.

Sastanak (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Zašto posjetiti konferencije?

Upoznajete stručnjake licem u lice

Ovisno o konferenciji koju posjećujete, na popisu govornika možete vidjeti potencijalne poslovne suradnike ili klijente te vaše poslovne idole čije ste knjige možda prethodno čitali ili čiji rad pratite unazad nekoliko godina. Odlazak na takve konferencije vam nudi mogućnost upoznavanja potencijalnih mentora ili kreiranja novih poslovnih pothvata na temelju novih kontakata sa stručnjacima koje pratite.

Mogućnosti umrežavanja

Kvalitetne konferencije ostavljaju vrijeme za organizirano umrežavanje sudionika, no u slučaju da ono nije predviđeno rasporedom konferencije, uvijek možete uspostaviti odnos tijekom pauza uz kavu ili ručak. Možete pronaći nove distributere, suradnike, klijente ili mentore. Umrežavanjem možete razmijeniti iskustva i otići i s novim idejama ili savjetima od novih poznanstava.

Otkrivanje novih alata

Izlagači i organizacije često znaju putem konferencija predstaviti nove alate koji vam mogu koristiti u poslovanju. Sve takve alate možete pronaći i sami no najčešće je demonstracija ili predstavljanje tijekom izlaganja ključna za razumijevanje alata i koristi koje može pružiti baš vama, a koje biste možda i zaobišli ili ne biste znali pronaći jer je alat inovativan i nov.

Konferencija (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Učenje u novom prostoru

Isto okruženje svaki dan te isti ured u kojem se nalazimo može ograničiti mogućnost smišljanja novih ideja. Odlazak izvan našeg okruženja predstavlja mogućnost kreiranja nove perspektive i može čak pomoći riješiti vaše izazove koji nemaju povezanost s temom konferencije jer vam je konferencija pružila potreban odmak od svakodnevnog poslovanja.

Izlazak iz vaše zone udobnosti

Događaji uživo vas tjeraju da izađete iz svoje zone udobnosti. Čitanje blog posta ili gledanje snimke s konferencije nije isto iz privatnosti vašeg ureda i na samom događaju. Nekima od nas su ovakvi događaji izazov, dok su drugi u zoni udobnosti u ovakvim situacijama jer vole biti okruženi ljudima.

Ulaganje u svoje znanje

Trošak kotizacije konferencije je ulog u nove ideje, znanje i iskustvo. Ulaganjem u svoje znanje radite na rastu svog poslovanja ili organizacije te na omogućavanju kreiranja novih prilika i ideja.

Smijeh na sastanku (izvor: pexels.com)

Izvor. www.pexels.com

Smišljanje novih ideja

Nadahnuće i motivacija od strane predavača i govornika koji su prošli izazovne situacije s kojima se možda baš vi susrećete mogu rezultirati u smišljanju novih ideja i novih pristupa te vam pomoći da primijenite naučeno na konferenciju već idući dan.

Uz sve navedeno, odlazak na konferencije vam nudi mogućnost “osvježavanja” vaše motivacije za poslom koji radite ili za vođenjem organizacije kojom upravljate zbog kolega iz iste domene koji se nalaze oko vas na konferencijama.

Učenje putem iskustva ili primjera je učenje koje daje najveće rezultate. Smatramo da jedan dan proveden na seminaru, konferenciji ili kongresu može dati brze rezultate i primjenu koja je potrebna poslovanju u modernom dobu.

Koje konferencije najčešće posjećujete? Recite nam u komentarima.

 

Sedam pogrešaka pri delegiranju zadataka

Sedam pogrešaka pri delegiranju zadataka

Delegiranje je često savjet koji dobijete kad se nosite s previše posla. Brinete li se hoće li zaposlenici obaviti posao koji ste im delegirali? Ovih sedam pogrešaka će vam ukazati unaprijed hoće li zadatci biti obavljeni. Ključ je u vašem načinu delegiranja. Da biste otkrili tajnu uspješnog delegiranja, pročitajte Majin Recept za uspješno delegiranje zadataka.

U trenutku kad vam se zadatci nagomilaju, vrijeme je da pronađete način i donesete odluku koje zadatke možete delegirati zaposlenicima. U ovoj blog objavi ćemo se osvrnuti na osnovne pogreške pri delegiranju zadataka. Detaljnije pročitajte u Dianinom blog postu. Bitno je razvijati vaš osjećaj za delegiranje kroz pravilnu primjenu ovih prijedloga i kasnije uskladiti cijelu strukturu organizacije putem izrade opisa poslova.

Slika poslovnog sastanka (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Sedam pogrešaka koje vam se mogu dogoditi pri delegiranju su:  

Delegirate previše zadataka odjednom  

Pregledajte godišnji operativni plan i unaprijed imajte zabilježene velike radne zadatke koji vas mogu očekivati u određenom razdoblju godine. Takvi tipovi zadataka su npr. podnošenje polugodišnjeg financijskog izvješća za udruge ili izrada financijskog plana krajem godine. Kako biste se pripremili na te zadatke i kvalitetno usmjeravali tekuće zadatke uz sve “upadice” koje imate tijekom radnog dana od problema s kojima se kolege susreću do poziva klijenata, bitno je znati što možete delegirati i kad. Ako imate uvid u predvidljive zadatke koji se mogu dogoditi, tada možete zadatke podijeliti na manje dijelove ili ih delegirati nekoliko tjedana unaprijed kako bi osoba kojoj ste zadatak delegirali imala dovoljno vremena. Delegiranje više zadataka odjednom rezultira negativno za zaposlenika, a na kraju i vas jer vas ti zadatci čekaju ako ih oni ne ispune i to u još kraćem roku nego prvotno.  

Očekujete da vam zaposlenici “čitaju misli”  

Ovu pogrešku bi bilo dobro shvatiti kao znak upozorenja za delegiran zadatak koji u budućnosti neće biti kvalitetno odrađen. Zamislite situaciju u kojoj se obraćate zaposleniku i dajete mu samo kratak opis zadatka koji je vama jasan, no on se s njim susreće prvi put. Postoji velika mogućnost da će zbog kratkog objašnjenja i vašeg popratnog pitanja “Možeš li to učiniti za mene? Hvala!”, zaposlenik ostati bez mogućnosti da vas traži pojašnjenje jer će na temelju vašeg stava pretpostaviti što treba napraviti, a postoji velika šansa da to neće biti ono što ste zamislili. Pri delegiranju, jasno odredite što želite. Ponekad će upute duže trajati, no dugoročno će vam uštedjeti vrijeme. Svi delegirani zadatci trebaju biti izvršeni do kraja od strane osobe kojoj ste ga delegirali, uz vašu pomoć i mentorstvo, ako je potrebno.

Šefica i zaposlenica na sastanku (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Delegirate zadatak bez očekivanog roka izvršenja  

Primatelj zadatka mora prilagoditi zadatak unutar svog rasporeda. U trenutku kad niste dali do znanja rok u kojem želite da zadatak bude obavljen postoji velika vjerojatnost da će zadatak biti na dnu liste njihovih prioriteta. Nejasno komuniciran zadatak dovodi do krivih očekivanja s obje strane i često može narušiti odnos povjerenja. Jasno komunicirajte rok u kojemu očekujete ispunjen zadatak i provjerite sa zaposlenikom odgovara li mu taj rok ili ne. Jasno saznajte razlog u oba slučaja. Na temelju zajedničkog dogovora dođite do zaključka roka. U većini slučajeva taj rok, zbog činjenice da je zajednički dogovoren, neće imati odgađanja osim u slučaju nepredvidivih situacija.  

Delegirate zadatak bez prilagodbe svog stila vođenja  

Delegirati zadatak ne znači samo izdati naredbu i očekivati da će zadatak biti izvršen. Kao što je vidljivo iz prethodnog, tijekom cijelog procesa komunikacije delegiranja zadatka, bitno je da uvažavate i drugu stranu odnosno primatelja zadatka. Neuspjeh prilagodbe vašeg stila vođenja samoj situaciji dovodi do situacije u kojoj se možete razočarati u sam proces delegiranja, a zaposlenik može doći u nepotrebno stresnu situaciju. Vaš zadatak je usmjeravati i podučavati te dati dovoljnu priliku da zaposlenik preuzme odgovornost u trenutku kad je shvatio koji rezultat tražite od njega.  

Zadatak je delegiran krivom zaposleniku  

U slučaju u kojem ne razmišljamo o primatelju zadatka već o našoj potrebi da se zadatak riješi, postoji mogućnost da zadatak delegiramo krivoj osobi. Zaposlenik može pristati na zadatak i provesti puno više vremena u snalaženju i konzultiranju s kolegama oko zadatka te u konačnici to rezultira neuspjelim zadatkom. Time dolazi do stvaranja frustracije s obje strane. Svatko ima svoje snage i slabosti te ste u konačnici birali zaposlenike temeljeno na njihovim zasebnim snagama i vrlinama. Osoba koja je podbacila u jednoj vrsti zadataka neće nužno podbaciti i u drugoj. Bitno je znati sposobnosti ljudi s kojima ste okruženi i postupiti u skladu s time.  

Muškarac na poslu (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Delegiranje zadatka tretirate kao jednokratni događaj, umjesto kao proces  

Problematika delegiranja se dogodi u situacijama u kojima ste nekome dali zadatak koji treba napraviti, no očekujete da ga napravi iz prvog pokušaja bez imalo konzultiranja s vama u procesu. Pravi proces delegiranja ima nekoliko koraka. Prvi korak se sastoji od objašnjenja ishoda koji želite da se dogodi, upućenog osobi koju ste odabrali za izvršenje zadatka. Idući korak daje mogućnost osobi kojoj ste zadatak delegirali da vas promatra kako obavljate zadatak (u slučaju da se radi o prodajnom procesu i sl. zadatcima koji se sastoje od dužeg razdoblja učenja). Nakon toga dajete dodatne upute i pružate mogućnost osobi da napravi idući korak uz vaše promatranje i povratnu informaciju. Ovaj proces ponavljate nekoliko puta dok osoba ne usvoji novo znanje nakon čega je spremna samostalno obavljati zadatak.  

Niste objasnili zašto se nešto mora napraviti  

Puno zadataka koje delegirate može biti teško i izazovno, no s druge strane može biti i rutinsko. Svi ti zadatci trebaju imati smisao. Spojite svaki zadatak koji zadajete zaposlenicima sa vizijom i misijom vaše tvrtke. Objasnite im gdje se taj zadatak uklapa unutar “šire slike” i time će jasno znati da ovaj rutinski zadatak nije nešto s čime se susreću zato što potencijalno smatraju da vi sami ne želite obaviti taj zadatak. Odaberite smjernice na kojima smatrate da biste trebali početi raditi kako biste poboljšali vašu vještinu delegiranja.  

Javite nam u komentaru što vam se čini najviše korisnim. Radujemo se čuti vaše mišljenje! 

Pin It on Pinterest