Često se zna dogoditi da se unutar organizacije planiraju konferencije, sastanci, skupovi ili razni događaji. Nakon što pojedinac ili tim preuzmu posao, zadatci se počinju gomilati, rokovi približavati, a prepreke se množe. Nespremnost na takve situacije rezultiraju prepirkama i lošim rezultatima. Da bismo vam pomogli spriječiti ih, donosimo pet najbitnijih stavki za planiranje događaja.

Cilj

Prvi je korak u planiranju, postavljanje ciljeva. Oni mogu biti vidljivi (opipljivi) i nevidljivi (neopipljivi). Iako je naglasak na prvima koji se mogu izmjeriti i izbrojati, ponekad su nevidljivi čak i važniji. Kao primjer navodimo zapošljavanje ljudi, angažiranje volontera i učenje, poticanje svijesti o određenoj temi. Primjer vidljivih ciljeva je jasniji: broj sudionika na događaju, broj prodanih ulaznica i prihodi. Osim ciljeva, važno je i postaviti granice unutar kojih će tim raditi, a oko njih se dogovara s govornicima i menadžerima. Više o planiranju obveza u poslovanju pisala je Laura u svom blog postu.

Izvor: www.pexels.com

Zadatci i rokovi

Nakon što ste postavili cilj, kreće definiranje i delegiranje zadataka. Pri popisivanju svih zadataka, pokušajte one najveće podijeliti u manje zadatke, kako bi se izbjegao stres. Da bi tim bio učinkovitiji i brži, motivirajte ih internim ciljevima (prodati određen broj ulaznica do tog datuma ili pronaći određen broj sponzora). Što se tiče rokova, prvo navedite one na koje ne možete utjecati (datum događaja), a onda navedite ostale. Naš prijedlog je da pokušate rokove organizirati „od kraja“. Recimo da je vaš događaj 3. kolovoza, što znači da je završetak prodaje ulaznica tjedan dana ranije, 26. srpnja. Objavili ste popis svih govornika dva mjeseca ranije (26. svibanj) iako su oni ugovore potpisali u siječnju, a počeli ste ih ugovarati tri mjeseca ranije.

Komunikacija

Ispravna i učestala komunikacija je ključ svakog uspješnog projekta. Na početku razgovarate s menadžerima, određujete ciljeve i rokove, a nakon toga s timom kojima delegirate zadatke i postavljate interne ciljeve. Predlažemo da ponedjeljkom šaljete tjedne zadatke s naglašenim rokovima, a petkom šaljete izvješća o napretku tima. Svatko u timu ima svoju ulogu i mora znati što se od njega očekuje. Nemojte podcjenjivati tim jer netko od njih ima informacije o govornicima, popustima za dvorane ili tračeve o konkurenciji. Za digitalnu komunikaciju, savjetujemo Google Drive za razmjenu dokumenata i Google Hangout za sastanke.

Izvor: www.pexels.com

Praćenje

Kako bi se postigli ciljevi unutar dogovorenih rokova, nužno je pratiti proces ostvarivanja. Svaki menadžer ima svoje tehnike i načine praćenja projekta. Neke od klasičnih metoda su gantogram koji predstavlja vizualan pregled zadataka po redu ostvarivanja, što ga čini dobrim izborom za praćenje faza i aktivnosti i RACI matrica odgovornosti koja prati individualne zadatke. Što se tiče online alata, predlažemo vam Trello koji je svakim danom sve popularniji menadžerski alat koji uvelike olakšava zadatke i Asanu, koja je kreirana od strane Facebooka i prvotno se koristila samo za praćenje te stranice, ali je danas koriste brojne tvrtke.

Izvor: www.pexels.com

Smirenost

Najuspješniji menadžeri su samopouzdani, optimistični, uvjerljivi, znaju ohrabriti i imaju sposobnost rješavanja sukoba. Ukoliko menadžer nema samopouzdanja, teško će odvesti članove tima prema cilju, jer ih ne može uvjeriti u njega. Važno je da je fleksibilan i smiren jer se nijedan događaj ne može ostvariti bez određenih prepreka i nevolja koje se događaju u posljednjim, najgorim minutama. Također, rad s određenim brojem ljudi iziskuje velike napore u slušanju, motiviranju i odlučivanju. Dobre (ili loše) međuljudske odnose na stranu, ne zaboravite, pri planiranju je najvažnija kvaliteta konačnog događaja. To je ono što će ljudi pamtiti i o čemu će pričati. Nakon što govornici i sudionici odu svojim domovima, objavite fotografije i blog postove, organizirajte sastanak s menadžerima i timom kako biste proslavili i utvrdili naučeno.

Ako ste se pitali u čemu se razlikuje planiranje događaja od planiranja projekta, pročitajte blog post. Planiranje događaja se često čini kao preveliki zalogaj. Nažalost, brojne su situacije koje će se dogoditi i na njih ne možete utjecati. Okružite se jakim, sposobnim timom i vodite se sloganom: Ako vi potrošite nekoliko mjeseci na planiranje događaja, potrudite se da vaši sudionici o njemu pričaju godinama!

Što vi mislite, jeste li organizirali događaje? Ako jeste, koje su bile glavne prepreke i s kojim problemima ste se suočavali?