Recept za uspješno delegiranje zadataka

Uspješno dogovaranje oko delegiranja zadataka

Autor članka: Maja Bogdan

Maja je uz kulturne događaje volontirala i na sportskim te putem prethodnih iskustava u radu s klijentima naučila kako primijeniti asertivnu komunikaciju i pravilno planirati. Njezin talent je razumjeti pojedinca i pristupiti s prijedlogom koji rješava njegov izazov ili izazov organizacije.

08.01.2018

Svaki menadžer ima veliku odgovornost i zadaću u određivanju procesa projekta. Važno je da rezultat bude ostvaren unutar roka i budžeta. Jedna od nezaobilaznih zadaća menadžera je upravljanje ljudskim potencijalima, a delegiranje omogućuje upravo to. U današnje vrijeme, menadžeri raznih organizacija imaju ogromne količine posla koje moraju biti obavljene u određenom vremenu. Predlažemo vam delegiranje zadataka kao smanjenje stresa, a istovremeno motiviranje zaposlenika i jačanje organizacije.

Nakon određivanja konačnog cilja i postavljanja rokova i budžeta, vrijeme je za delegiranje! Kada odlučujete kome delegirati zadatak, morate razmišljati o iskustvu, znanju i vještinama pojedinaca. Točnije, koja znanja i vještine već posjeduju, a koliko će im vremena i sredstava trebati za svladavanje novih. Bilo bi dobro da uključite tim u proces delegiranja i dajte im mogućnost da sami predlože što bi radili. Ako ipak vi delegirate, svakom članu objasnite zašto ste baš njemu povjerili taj zadatak i što očekujete od njega. Pročitajte Laurin blog post kako biste izbjegli sedam osnovnih grešaka u delegiranju zadataka.

Djevojka u prugastoj majici tipka na laptopu (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Nemojte zaboraviti i ostale poslove koje obavlja, hoće li imati vremena predati se novom izazovu ili će utjecati na druge zadatke. Isto tako, uspješno obavljanje posla ovisi o tome vidi li se pojedinac dugoročno u vašoj organizaciji. Budite sigurni da će osoba kojoj dodijelite određeni zadatak, moći/znati izvršiti određeni zadatak jer pogrešna osoba može imati lošije rezultate. Što više važnih zadataka delegirate, ostat će vam više vremena za zadatke koje samo vi možete riješiti. S vremenom ćete svom timu reći krajnji cilj uz minimalne upute i objašnjenja, a oni će prionuti na posao jer će znati što rade. Naravno, novim članovima tima delegirajte manje zadatke uz jasne i izravne upute, kako biste izgradili samopouzdanje i osjećaj pripadnosti.  

Šalica kave, mobitel, tipkovnica i omotnice (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Nemojte praviti prevelike razlike u pozicijama organizacije, postavljajte izazove. Kao primjer, neka se pojedinci iz marketinga suoče sa statistikama i ljudskim potencijalima, kako bi i oni naučili taj dio svakodnevnog posla. Dat ćete jasne i izravne upute kako bi im objasnili što i kako izvršiti zadatak.  

Delegiranje nije moguće u bilo kojem trenutku i za bilo koje zadatke. Za svako delegiranje potrebno je određeno vrijeme za podučavanje, pitanja i kontrolu. Ono se preporuča u zadatcima kada će zaposlenici učiti i razvijati svoje vještine. Također, bilo bi sjajno kada bi se takvi zadatci ponavljali u budućnosti organizacije. Još uvijek se dosta menadžera nevoljko odlučuju na delegiranje jer zahtijevaju puno uloženog truda i vremena. Dat ćemo vam primjer: vama kao menadžeru je jednostavnije napraviti marketinšku objavu ili napisati mail klijentu. Znate što želite, kako ćete to predstaviti i ostvariti. Nećete trošiti vrijeme na planiranje i probne skice, kada vas par klikova dijeli od realizacije. Iako se ovo čini jednostavnije nego objašnjavati zaposleniku, dajemo dva razloga zašto je delegiranje u ovom slučaju bolje. Dok njemu objasnite što želite postići, ispričat ćete cijelu priču o proizvodu/usluzi i tako razraditi strategiju, a možda se i sjetite novih ideja. Kada biste to radili sami, radili biste rutinski i bez razmišljanja. Druga prednost je razvijanje zaposlenikovih vještina i mogućnosti. Kada idući put budete delegirali slične zadatke, tom zaposleniku ćete dati zadatak s većom odgovornosti i kraćim objašnjenjem. 

Rokovnik s linijama (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

U samom procesu delegiranja, potičite na pitanja i budite otvoreni za prijedloge. Bilo bi dobro kada biste dogovorili određene datume ili dane u tjednu kada ćete provjeravati razinu riješenosti zadatka. Pružite pomoć i podršku, pogotovo neiskusnim članovima tima. Neka komunikacija bude česta, kako bi projekt tekao bez prepreka. Menadžerima je posebno teško dati pojedincu određeni prostor da radi na svoj način, ali i da ide ka ostvarenju cilja, preporučenim metodama. Kada se bliži rok završetka, pokušajte svakog člana tima savjetovati i predložiti mu najbolji način za rješavanje problema i pohvalite ga ako je uspješno obavio zadatak. Ispravite što smatrate pogrešnim i objasnite, kako bi tim naučio. Pročitajte Dianine savjete kako izbjeći greške u delegiranju zadataka.

Kada menadžer radi sam, postoje određeni sati i zadatci za koje je radno sposoban. Često se događa da se on, pogotovo u većim organizacijama, boji delegirati zadatke jer nije siguran u njihov uspjeh. Delegiranje smatrajte testom svoje sposobnosti upravljanja ljudima, vremenom i financijama. Ako ste dobri u svom poslu, rasporedite zadatke i rasteretite se. Naučite timove određenim vještinama i smanjite pritisak. Vrlo je vjerojatno da je član tima kreativniji od vas ili ima razvijenije informatičke vještine. U ovom primjeru ćete sebi uštediti vrijeme koje biste potrošili na svladavanje novih vještina, a njega ćete motivirati. 

Što vi mislite, kakva su vaša iskustva s delegiranjem zadataka? Ako jeste, s kakvim izazovima ste se suočavali? Ako niste, što čekate? 

0 Comments

Trackbacks/Pingbacks

  1. Godišnji odmor: greške prije i tijekom godišnjeg odmora % - […] trebati puno vremena. A veće zadatke barem pokušati dovršiti prije odlaska. Ako ne uspijete, delegiranje je odlična […]
  2. Delegiranje i što može krenuti po krivu - Koordinacija - Proprium - […] S obzirom na današnje uvjete kad većina tvrtki i organizacija radi u manjim ili većim timovima u kojima imamo…
  3. Sedam pogrešaka pri delegiranju - Proprium - […] Delegiranje je često savjet koji dobijete kad se nosite s previše posla. Brinete li se hoće li zaposlenici obaviti…
  4. Razlika između telemarketinga i teleprodaje - Proprium - […] pisale smo o funkcijama menadžmenta poput postavljanju ciljeva, motivacije, planiranja i delegiranja.  Također, pisale smo i o marketingu, koji su prvi marketinški koraci potrebni za…

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Pin It on Pinterest

Shares