Sedam pogrešaka pri delegiranju zadataka

Prijenosna računala na stolu

Autor članka: Laura Plantak Pul

Laura je osnivačica i vlasnica obrta Proprium koja uspješno doprinosi razvoju kulturnih i kreativnih industrija putem djelovanja u neprofitnim organizacijama. Kontinuirano ulaže u svoje znanje sudjelovanjem na konferencijama, seminarima i edukacijama. Njezin talent je upotrijebiti stečeno znanje i prenijeti ga drugima na jednostavan, pristupačan i praktičan način.

09.22.2019

Delegiranje je često savjet koji dobijete kad se nosite s previše posla. Brinete li se hoće li zaposlenici obaviti posao koji ste im delegirali? Ovih sedam pogrešaka će vam ukazati unaprijed hoće li zadatci biti obavljeni. Ključ je u vašem načinu delegiranja. Da biste otkrili tajnu uspješnog delegiranja, pročitajte Majin Recept za uspješno delegiranje zadataka.

U trenutku kad vam se zadatci nagomilaju, vrijeme je da pronađete način i donesete odluku koje zadatke možete delegirati zaposlenicima. U ovoj blog objavi ćemo se osvrnuti na osnovne pogreške pri delegiranju zadataka. Detaljnije pročitajte u Dianinom blog postu. Bitno je razvijati vaš osjećaj za delegiranje kroz pravilnu primjenu ovih prijedloga i kasnije uskladiti cijelu strukturu organizacije putem izrade opisa poslova.

Slika poslovnog sastanka (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Sedam pogrešaka koje vam se mogu dogoditi pri delegiranju su:  

Delegirate previše zadataka odjednom  

Pregledajte godišnji operativni plan i unaprijed imajte zabilježene velike radne zadatke koji vas mogu očekivati u određenom razdoblju godine. Takvi tipovi zadataka su npr. podnošenje polugodišnjeg financijskog izvješća za udruge ili izrada financijskog plana krajem godine. Kako biste se pripremili na te zadatke i kvalitetno usmjeravali tekuće zadatke uz sve “upadice” koje imate tijekom radnog dana od problema s kojima se kolege susreću do poziva klijenata, bitno je znati što možete delegirati i kad. Ako imate uvid u predvidljive zadatke koji se mogu dogoditi, tada možete zadatke podijeliti na manje dijelove ili ih delegirati nekoliko tjedana unaprijed kako bi osoba kojoj ste zadatak delegirali imala dovoljno vremena. Delegiranje više zadataka odjednom rezultira negativno za zaposlenika, a na kraju i vas jer vas ti zadatci čekaju ako ih oni ne ispune i to u još kraćem roku nego prvotno.  

Očekujete da vam zaposlenici “čitaju misli”  

Ovu pogrešku bi bilo dobro shvatiti kao znak upozorenja za delegiran zadatak koji u budućnosti neće biti kvalitetno odrađen. Zamislite situaciju u kojoj se obraćate zaposleniku i dajete mu samo kratak opis zadatka koji je vama jasan, no on se s njim susreće prvi put. Postoji velika mogućnost da će zbog kratkog objašnjenja i vašeg popratnog pitanja “Možeš li to učiniti za mene? Hvala!”, zaposlenik ostati bez mogućnosti da vas traži pojašnjenje jer će na temelju vašeg stava pretpostaviti što treba napraviti, a postoji velika šansa da to neće biti ono što ste zamislili. Pri delegiranju, jasno odredite što želite. Ponekad će upute duže trajati, no dugoročno će vam uštedjeti vrijeme. Svi delegirani zadatci trebaju biti izvršeni do kraja od strane osobe kojoj ste ga delegirali, uz vašu pomoć i mentorstvo, ako je potrebno.

Šefica i zaposlenica na sastanku (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Delegirate zadatak bez očekivanog roka izvršenja  

Primatelj zadatka mora prilagoditi zadatak unutar svog rasporeda. U trenutku kad niste dali do znanja rok u kojem želite da zadatak bude obavljen postoji velika vjerojatnost da će zadatak biti na dnu liste njihovih prioriteta. Nejasno komuniciran zadatak dovodi do krivih očekivanja s obje strane i često može narušiti odnos povjerenja. Jasno komunicirajte rok u kojemu očekujete ispunjen zadatak i provjerite sa zaposlenikom odgovara li mu taj rok ili ne. Jasno saznajte razlog u oba slučaja. Na temelju zajedničkog dogovora dođite do zaključka roka. U većini slučajeva taj rok, zbog činjenice da je zajednički dogovoren, neće imati odgađanja osim u slučaju nepredvidivih situacija.  

Delegirate zadatak bez prilagodbe svog stila vođenja  

Delegirati zadatak ne znači samo izdati naredbu i očekivati da će zadatak biti izvršen. Kao što je vidljivo iz prethodnog, tijekom cijelog procesa komunikacije delegiranja zadatka, bitno je da uvažavate i drugu stranu odnosno primatelja zadatka. Neuspjeh prilagodbe vašeg stila vođenja samoj situaciji dovodi do situacije u kojoj se možete razočarati u sam proces delegiranja, a zaposlenik može doći u nepotrebno stresnu situaciju. Vaš zadatak je usmjeravati i podučavati te dati dovoljnu priliku da zaposlenik preuzme odgovornost u trenutku kad je shvatio koji rezultat tražite od njega.  

Zadatak je delegiran krivom zaposleniku  

U slučaju u kojem ne razmišljamo o primatelju zadatka već o našoj potrebi da se zadatak riješi, postoji mogućnost da zadatak delegiramo krivoj osobi. Zaposlenik može pristati na zadatak i provesti puno više vremena u snalaženju i konzultiranju s kolegama oko zadatka te u konačnici to rezultira neuspjelim zadatkom. Time dolazi do stvaranja frustracije s obje strane. Svatko ima svoje snage i slabosti te ste u konačnici birali zaposlenike temeljeno na njihovim zasebnim snagama i vrlinama. Osoba koja je podbacila u jednoj vrsti zadataka neće nužno podbaciti i u drugoj. Bitno je znati sposobnosti ljudi s kojima ste okruženi i postupiti u skladu s time.  

Muškarac na poslu (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Delegiranje zadatka tretirate kao jednokratni događaj, umjesto kao proces  

Problematika delegiranja se dogodi u situacijama u kojima ste nekome dali zadatak koji treba napraviti, no očekujete da ga napravi iz prvog pokušaja bez imalo konzultiranja s vama u procesu. Pravi proces delegiranja ima nekoliko koraka. Prvi korak se sastoji od objašnjenja ishoda koji želite da se dogodi, upućenog osobi koju ste odabrali za izvršenje zadatka. Idući korak daje mogućnost osobi kojoj ste zadatak delegirali da vas promatra kako obavljate zadatak (u slučaju da se radi o prodajnom procesu i sl. zadatcima koji se sastoje od dužeg razdoblja učenja). Nakon toga dajete dodatne upute i pružate mogućnost osobi da napravi idući korak uz vaše promatranje i povratnu informaciju. Ovaj proces ponavljate nekoliko puta dok osoba ne usvoji novo znanje nakon čega je spremna samostalno obavljati zadatak.  

Niste objasnili zašto se nešto mora napraviti  

Puno zadataka koje delegirate može biti teško i izazovno, no s druge strane može biti i rutinsko. Svi ti zadatci trebaju imati smisao. Spojite svaki zadatak koji zadajete zaposlenicima sa vizijom i misijom vaše tvrtke. Objasnite im gdje se taj zadatak uklapa unutar “šire slike” i time će jasno znati da ovaj rutinski zadatak nije nešto s čime se susreću zato što potencijalno smatraju da vi sami ne želite obaviti taj zadatak. Odaberite smjernice na kojima smatrate da biste trebali početi raditi kako biste poboljšali vašu vještinu delegiranja.  

Javite nam u komentaru što vam se čini najviše korisnim. Radujemo se čuti vaše mišljenje! 

0 Comments

Trackbacks/Pingbacks

  1. Delegiranje i što može krenuti po krivu - Koordinacija - Proprium - […] normalan i rješava se razgovorom između menadžera i članova tima. Laura vam donosi kojih još sedam grešaka delegiranje može…
  2. Recept za uspješno delegiranje zadataka - Proprium - […] objasnite zašto ste baš njemu povjerili taj zadatak i što očekujete od njega.  Pročitajte Laurin blog post kako biste izbjegli…

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Pin It on Pinterest

Shares