Sedam pogrešaka pri delegiranju zadataka

Sedam pogrešaka pri delegiranju zadataka

Delegiranje je često savjet koji dobijete kad se nosite s previše posla. Brinete li se hoće li zaposlenici obaviti posao koji ste im delegirali? Ovih sedam pogrešaka će vam ukazati unaprijed hoće li zadatci biti obavljeni. Ključ je u vašem načinu delegiranja. Da biste otkrili tajnu uspješnog delegiranja, pročitajte Majin Recept za uspješno delegiranje zadataka.

U trenutku kad vam se zadatci nagomilaju, vrijeme je da pronađete način i donesete odluku koje zadatke možete delegirati zaposlenicima. U ovoj blog objavi ćemo se osvrnuti na osnovne pogreške pri delegiranju zadataka. Detaljnije pročitajte u Dianinom blog postu. Bitno je razvijati vaš osjećaj za delegiranje kroz pravilnu primjenu ovih prijedloga i kasnije uskladiti cijelu strukturu organizacije putem izrade opisa poslova.

Slika poslovnog sastanka (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Sedam pogrešaka koje vam se mogu dogoditi pri delegiranju su:  

Delegirate previše zadataka odjednom  

Pregledajte godišnji operativni plan i unaprijed imajte zabilježene velike radne zadatke koji vas mogu očekivati u određenom razdoblju godine. Takvi tipovi zadataka su npr. podnošenje polugodišnjeg financijskog izvješća za udruge ili izrada financijskog plana krajem godine. Kako biste se pripremili na te zadatke i kvalitetno usmjeravali tekuće zadatke uz sve “upadice” koje imate tijekom radnog dana od problema s kojima se kolege susreću do poziva klijenata, bitno je znati što možete delegirati i kad. Ako imate uvid u predvidljive zadatke koji se mogu dogoditi, tada možete zadatke podijeliti na manje dijelove ili ih delegirati nekoliko tjedana unaprijed kako bi osoba kojoj ste zadatak delegirali imala dovoljno vremena. Delegiranje više zadataka odjednom rezultira negativno za zaposlenika, a na kraju i vas jer vas ti zadatci čekaju ako ih oni ne ispune i to u još kraćem roku nego prvotno.  

Očekujete da vam zaposlenici “čitaju misli”  

Ovu pogrešku bi bilo dobro shvatiti kao znak upozorenja za delegiran zadatak koji u budućnosti neće biti kvalitetno odrađen. Zamislite situaciju u kojoj se obraćate zaposleniku i dajete mu samo kratak opis zadatka koji je vama jasan, no on se s njim susreće prvi put. Postoji velika mogućnost da će zbog kratkog objašnjenja i vašeg popratnog pitanja “Možeš li to učiniti za mene? Hvala!”, zaposlenik ostati bez mogućnosti da vas traži pojašnjenje jer će na temelju vašeg stava pretpostaviti što treba napraviti, a postoji velika šansa da to neće biti ono što ste zamislili. Pri delegiranju, jasno odredite što želite. Ponekad će upute duže trajati, no dugoročno će vam uštedjeti vrijeme. Svi delegirani zadatci trebaju biti izvršeni do kraja od strane osobe kojoj ste ga delegirali, uz vašu pomoć i mentorstvo, ako je potrebno.

Šefica i zaposlenica na sastanku (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Delegirate zadatak bez očekivanog roka izvršenja  

Primatelj zadatka mora prilagoditi zadatak unutar svog rasporeda. U trenutku kad niste dali do znanja rok u kojem želite da zadatak bude obavljen postoji velika vjerojatnost da će zadatak biti na dnu liste njihovih prioriteta. Nejasno komuniciran zadatak dovodi do krivih očekivanja s obje strane i često može narušiti odnos povjerenja. Jasno komunicirajte rok u kojemu očekujete ispunjen zadatak i provjerite sa zaposlenikom odgovara li mu taj rok ili ne. Jasno saznajte razlog u oba slučaja. Na temelju zajedničkog dogovora dođite do zaključka roka. U većini slučajeva taj rok, zbog činjenice da je zajednički dogovoren, neće imati odgađanja osim u slučaju nepredvidivih situacija.  

Delegirate zadatak bez prilagodbe svog stila vođenja  

Delegirati zadatak ne znači samo izdati naredbu i očekivati da će zadatak biti izvršen. Kao što je vidljivo iz prethodnog, tijekom cijelog procesa komunikacije delegiranja zadatka, bitno je da uvažavate i drugu stranu odnosno primatelja zadatka. Neuspjeh prilagodbe vašeg stila vođenja samoj situaciji dovodi do situacije u kojoj se možete razočarati u sam proces delegiranja, a zaposlenik može doći u nepotrebno stresnu situaciju. Vaš zadatak je usmjeravati i podučavati te dati dovoljnu priliku da zaposlenik preuzme odgovornost u trenutku kad je shvatio koji rezultat tražite od njega.  

Zadatak je delegiran krivom zaposleniku  

U slučaju u kojem ne razmišljamo o primatelju zadatka već o našoj potrebi da se zadatak riješi, postoji mogućnost da zadatak delegiramo krivoj osobi. Zaposlenik može pristati na zadatak i provesti puno više vremena u snalaženju i konzultiranju s kolegama oko zadatka te u konačnici to rezultira neuspjelim zadatkom. Time dolazi do stvaranja frustracije s obje strane. Svatko ima svoje snage i slabosti te ste u konačnici birali zaposlenike temeljeno na njihovim zasebnim snagama i vrlinama. Osoba koja je podbacila u jednoj vrsti zadataka neće nužno podbaciti i u drugoj. Bitno je znati sposobnosti ljudi s kojima ste okruženi i postupiti u skladu s time.  

Muškarac na poslu (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Delegiranje zadatka tretirate kao jednokratni događaj, umjesto kao proces  

Problematika delegiranja se dogodi u situacijama u kojima ste nekome dali zadatak koji treba napraviti, no očekujete da ga napravi iz prvog pokušaja bez imalo konzultiranja s vama u procesu. Pravi proces delegiranja ima nekoliko koraka. Prvi korak se sastoji od objašnjenja ishoda koji želite da se dogodi, upućenog osobi koju ste odabrali za izvršenje zadatka. Idući korak daje mogućnost osobi kojoj ste zadatak delegirali da vas promatra kako obavljate zadatak (u slučaju da se radi o prodajnom procesu i sl. zadatcima koji se sastoje od dužeg razdoblja učenja). Nakon toga dajete dodatne upute i pružate mogućnost osobi da napravi idući korak uz vaše promatranje i povratnu informaciju. Ovaj proces ponavljate nekoliko puta dok osoba ne usvoji novo znanje nakon čega je spremna samostalno obavljati zadatak.  

Niste objasnili zašto se nešto mora napraviti  

Puno zadataka koje delegirate može biti teško i izazovno, no s druge strane može biti i rutinsko. Svi ti zadatci trebaju imati smisao. Spojite svaki zadatak koji zadajete zaposlenicima sa vizijom i misijom vaše tvrtke. Objasnite im gdje se taj zadatak uklapa unutar “šire slike” i time će jasno znati da ovaj rutinski zadatak nije nešto s čime se susreću zato što potencijalno smatraju da vi sami ne želite obaviti taj zadatak. Odaberite smjernice na kojima smatrate da biste trebali početi raditi kako biste poboljšali vašu vještinu delegiranja.  

Javite nam u komentaru što vam se čini najviše korisnim. Radujemo se čuti vaše mišljenje! 

Kako motivirati prodajni tim?

Kako motivirati prodajni tim?

Danas donosimo neke od smjernica motiviranja tima u organizaciji s posebnim naglaskom na prodajni tim. Svi znamo koliko je prodaja važna za opstanak organizacije. Neke od smjernica kojima ćemo se pozabaviti su: povjerenje, činjenice, ciljevi, dijagnoza problema i nagrade.
 
Motivacija je jedna od najvažnijih stavki prodajnog tima. Ako ste menadžer, na svoj prodajni tim možete utjecati na dva načina: putem razvoja njihovih vještina (što trenutno mogu napraviti) i putem rasta njihove motivacije (način na koji nešto rade). Ocjenjivanjem trenutnih vještina i uspoređivanjem s krajnjim ciljevima, dijagnosticirate koja područja treba popraviti i prema tome se ponašate. Ipak, motivacija u poslovanju je puno teža, jer vanjski faktori utječu na nju, a svaka osoba zahtjeva različite motivacijske taktike.
 

Izgradite povjerenje s članovima tima

Osnova motivacije je povjerenje. Ako vam tim ne vjeruje i ne razumije koji su najbolji interesi za vašu organizaciju, bit će ih teško potaknuti da prionu poslu. Kada je prodajni tim nemotiviran, nećete ih moći ponovno potaknuti osim ako nemate otvoren i iskren razgovor o njihovim izazovima i ciljevima, što se neće dogoditi bez povjerenja. Najbolje je biti potpuno transparentan. Nećete pogriješiti ako pitate zaposlenika, što možete učiniti kako bi vam vjerovao.
 
Da biste zadobili povjerenje svojih zaposlenika, upitajte ih:
 
  • Koja učestalost davanja povratne informacije vam odgovara (jednom tjedno, svaki drugi tjedan ili nekoliko puta tjedno)?
  • Kako želite da vam dajem feedback?
  • Želite li javni ili privatni feedback?
  • Ako mi se nešto ne svidi, želite li da vam kažem u tom trenutku, pošaljem e-mailom ili sazovem individualni sastanak?
  • Na koji način bi vam odgovaralo dati povratnu informaciju meni kao menadžeru?
Naranče (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Kako bi motivacija sastavni dio vašeg prodajnog odjela, morate znati što potiče vaše zaposlenike. Morate shvatiti što vaši zaposlenici žele u privatnom, a što u poslovnom životu. Ako ne mogu odmah odgovoriti na postavljena pitanja, dajte im 48 sati da razmisle jer će samim time odgovori biti promišljeniji i jasniji.
 

Da biste bili sigurni, pitajte ih:

  • Jesu li trenutno motivirani?
  • Što ih motivira dugotrajno?
  • Što ih trenutno motivira? Na koji način se motiviraju u drugim područjima života?
  • Što mogu ja učiniti kao menadžer kako bih pomogao pri motivaciji?

Budite sigurni da su temelji poznati

Motivacija prodajnog zaposlenika uvijek slabi kada ne rade na vlastitom razvoju. Lošija produktivnost vašeg tima može biti rezultat lošeg spavanja, manjka tjelovježbe ili nezdrave prehrana. Kako biste navedeno promijenili i smanjili razinu stresa, preporučamo teambuilding, grupni odlazak u teretanu i izlete u prirodu.
 
 Rezultati (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Postavite dnevne, tjedne i mjesečne ciljeve 

Različiti prodavači su motivirani različitim načinima. Neki zaposlenici su motivirani natjecanjem, neki kvotom, neki promaknućem, neki novcem, a neki utjecajem na organizaciju. Kako biste zadržali jasan smjer prema ostvarenju ciljeva preporučamo da postavite dnevne, tjedne i mjesečne ciljeve. Dnevni ciljevi su oni kratkotrajni ciljevi osmišljeni od menadžera. Oni bi trebali biti jednostavni i lagani, jer se zaposlenici ne trebaju previše potruditi da bi ih ostvarili. Tjedni ciljevi su oni koji su opipljivi te jasno vidljivi u kratkom roku. Mjesečni ciljevi su najveći od ova tri, što podrazumijeva i najveće nagrade.

Sagledajte prodajne rezultate i pronađite uzrok problema 

Postoje dva različita aspekta motivacije koji svaki menadžer mora usavršiti: individualna motivacija i grupna motivacija. Ako vidite da je jedna ili dvije osobe nemotivirano, radite s izuzetcima, a ako je više, vrijeme je za grupnu motivaciju.
 
Poklon kao motivacija (izvor: pexels.com)

Izvor: www.pexels.com

Dajte ljudima da biraju svoje nagrade 

Prodajni zaposlenici uvijek će raditi odlično, ako su u mogućnosti birati svoje nagrade. Uostalom, oni najbolje znaju što žele. Navedena činjenica također olakšava vaš dio posla. Neki od naših prijedloga su zajedničke nagrade koje uključuju i teambuilding: odlazak na ručak, u kino, na kuglanje, na utakmicu, paintball i grupno volontiranje.  Također, kako biste pokazali kako ste odan menadžer, napravite nešto što nitko ne očekuje od vas. Cilj je opustiti zaposlenike, a neki od primjera su: karaoke, ples, odricanje kave na tjedan dana, smiješne majice i slično. 

Svaka organizacija radi na drukčiji način, tako da ćete morati otkriti što motivira vaše zaposlenike i koji je najbrži način postizanja ciljeva. Zaposlenici će se sami potruditi kako bi se osobno razvili, ostvarili ciljeve i dobili nagradu.

Kako motivirate svoje prodavače? Ako ste prodavač, koja je vaša metoda i što vas motivira? 

 

Pin It on Pinterest