Ovo je izdanje Proprium newslettera (#16) poslano 2. 10. 2026. Želite ovakve savjete na svoj email? Prijavite se na newsletter.
Možda već imate automatizacije u svom poslovanju. Možda ste ih sami napravili, a možda imate osobu u timu koja je odlična u tome. Možda ste prije dvije godine prvi put otvorili Make ili Zapier jer vam je dosadilo prepisivati iste podatke iz jednog alata u drugi i od tada ste automatizirali pola poslovanja.
Mi smo veliki zagovornici toga da poduzetnici razumiju alate koje koriste i da mogu sami napraviti stvari koje imaju smisla napraviti sami. Ali postoji jedna zamka koju jako dobro poznajemo i iz vlastitog poslovanja:
Samo zato što nešto moramo napraviti sami, ne znači da bismo to trebali nastaviti raditi sami.
Automatizacije obično počnu vrlo jednostavno
Recimo da svaki put kad netko ispuni obrazac želite njegove podatke spremiti u CRM i uspješno kreirate ovu automatizaciju sami. Pogledali ste tutorial, otvorili ste softver, povezali dvije aplikacije, odabrali koja polja kamo idu, testirali ste i sve radi.
Nakon toga ste odlučili kreirati automatizaciju za prodajne prilike, zatim dodati mogućnost da ovisno o odgovoru u obrascu, odgovarajuća osoba dobije notifikaciju za novokreiranu prodajnu priliku. Kako vrijeme prolazi, želite da se projekt automatski kreira u softveru u kojem pratite projekte i da se zadatci automatski kreiraju i dodijele pravoj osobi.
Naravno, svaki projekt nema iste zadatke i postoje varijacije. I tu dolazimo do toga da treba ažurirati i prethodne automatizacije, i promijeniti uvjete i dodati poveznice za OneDrive ili Google Drive, i tako dalje i tako dalje.
Odjednom više ne automatizirate jedan zadatak nego gradite dio operativnog sustava poslovanja. I to i dalje možete napraviti sami, ali je pitanje želite li i možete li odvojiti toliko vremena i zanemariti ostale dijelove poslovanja?
“Mogu sam/a” i “ovo je najbolja upotreba mog vremena” nisu isto pitanje
Ovo je posebno zanimljivo kod vlasnika tvrtki koji imaju mali tim ili su većinom sami jer smo svi u tim okruženjima navikli napraviti gotovo sve što treba. Trebamo napraviti obrazac? Naučit ćemo. Trebamo povezati dva softvera? Naučit ćemo. Treba nam kontrolna ploča tj. dashboard? Google, YouTube, Claude i nekoliko sati kasnije vjerojatno ćemo imati nešto što radi.
To je supermoć poduzetnika. I jedan od razloga zbog kojih si vrlo lako napravimo još posla. Ako naučimo nešto napraviti, prešutno to ostavimo na svojoj listi zadataka i odgovornosti i nastavimo i održavati. Ali ako svaki novi proces završava u vašim rukama jer vi jedini znate kako je sve povezano, samo si dodajete još više i više odgovornosti. I zapravo ste ponavljajući ručni posao zamijenili tehničkim.
A onda postoji i ono što ne znamo da ne znamo
Ovo nije specifično za automatizacije. Možete biti stručnjak u svom području i svejedno ne znati da postoji bolji način za napraviti nešto što godinama radite jer nemate vremena pratiti sve i znati sve.
Ako vodite marketinšku agenciju, konzultantsku tvrtku ili neki drugi uslužni biznis, vaš posao vjerojatno nije pratiti koje nove funkcionalnosti je dobio Make, Zapier, HubSpot, ClickUp, Monday, Google Workspace, Microsoft 365, Claude, ChatGPT i sl. nego vaše područje stručnosti.
Ne možemo koristiti rješenje za koje ne znamo da postoji. I upravo tu vanjska perspektiva može napraviti veliku razliku.
Nije svaka automatizacija za stručnjaka
Ne mislimo da trebate zvati nas svaki put kada želite da se nakon ispunjenog obrasca pošalje e-mail. Ako to možete napraviti za 15 minuta i želite to napraviti, napravite.
Isto tako, ne mislimo da svaki ručni korak u poslovanju treba automatizirati. Ponekad automatizacija košta više vremena i novca za izgraditi i održavati nego što će ikada uštedjeti. Ali kako sustav postaje složeniji, mijenja se računica.
Ako automatizacija povezuje više alata, ima različite uvjete i scenarije, utječe na podatke o klijentima, pokreće druge procese ili je dovoljno važna da njezin kvar zaustavlja dio poslovanja, onda nije više samo zgodan mali shortcut. Postala je infrastruktura.
Infrastrukturu netko treba održavati i poboljšavati
Čak i dobro napravljena automatizacija neće nužno zauvijek ostati ista. Ne zato što je loše napravljena, nego zato što se vaše poslovanje stalno mijenja. Dodajete nove usluge, nove članove tima, mijenjate procese, mijenjate odgovornosti, dodajete nove alate, prestajete koristiti stari alat, trebate novi podataka, ili mijenjate načine izvještavanja.
Sustav koji vam je savršeno odgovarao prije godinu dana može i dalje tehnički raditi, a više ne odgovarati načinu na koji poslujete danas. Zato održavanje automatizacija ne znači samo čekati da nešto pukne. Održavanje znači pregledavati ima li automatizacija smisla s novim načinom rada, znači traženje novih mogućnosti automatiziranja i boljih načina i provjere i usklađivanja s novim funkcijama softvera koje su stigle ovaj tjedan.
Tko bi trebao raditi vaše automatizacije?
Odgovor je različit, ponekad vi, ponekad netko iz vašeg tima, a ponekad Proprium ili drugi stručnjak. Nije cilj predati svaku tehničku stvar koju biste mogli napraviti sami, cilj je znati gdje ima smisla da prestanete biti osoba koja je mora napraviti.
Ako imate nekoliko jednostavnih automatizacija koje sami održavate bez problema, možda vam nitko drugi ne treba. Ako imate sve više alata, automatizacija i procesa koji ovise jedni o drugima, ako svaki zahtjevniji problem ponovno završava kod vas ili ako jednostavno više ne želite provoditi subotu navečer pokušavajući shvatiti zašto peti modul u Make scenariju vraća error, onda je situacija malo drukčija.
Mi možemo napraviti automatizaciju, ali možemo i ostati nakon što je napravimo
Možete nam doći s jednom konkretnom stvari koju treba automatizirati, također možemo pogledati postojeći proces i predložiti kako ga riješiti ili izgraditi složeniji sustav koji povezuje više alata. Ali, možemo i kontinuirano voditi digitalne operacije vašeg poslovanja.
To znači da ne morate svaki put iznova tražiti nekoga kada želite nešto promijeniti, kada se nešto pokvari ili kada shvatite da još jedan dio poslovanja postao nepotrebno ručan. Već imamo kontekst i znamo kako su vam alati povezani, zašto je nešto napravljeno na određeni način, koje procese tim koristi i što se promijenilo od prošlog mjeseca. I onda možemo zajedno odlučiti što ima smisla da napravite sami, što možemo automatizirati i što uopće ne treba dirati.
Ako mislite da ste došli do te faze, možemo prvo kratko popričati o tome kako danas vodite svoje digitalne operacije i ima li uopće smisla da se uključimo, rezervirajte neobvezni uvodni razgovor.