Ovo je izdanje Proprium newslettera (#11) poslano 23. 6. 2026. Želite ovakve savjete na svoj email? Prijavite se na newsletter.
Svi smo čuli za SOP-eve i dosta se ponavljaju u našem okruženju, no imamo li ih? Jesu li samo za velike sustave? Ili su ključni baš za solopoduzetnike i male timove?
Ako sve pamtimo i radimo sami, sve ovisi o tome koliko dana imamo na raspolaganju u odličnom raspoloženju i normalnom radnom tempu. Ali morate li zbilja pamtiti stvari koje možemo zapisati i slijediti kao recepte?
Jasno nam je da i dosta recepata držimo u glavi i radimo ih rutinski, ali zapisivanje recepata i ponavljanje recepata je dovelo rutinu i mogućnost pamćenja nečega što možemo vrlo lako nekoga drugoga naučiti jer je recept zapisan i postoji.
Zapisivanjem ne gubimo mogućnost da radimo samostalno, a najbitnije ne gubimo kreativnost koja čini našu uslugu ili proizvod posebnim.
Najčešće pitanje koje dobijemo na radionicama je i vezano za to: hoće li zapisivanje učiniti vaš biznis samo dosadnim i rutinskim i hoće li izgubiti to što čini vaš biznis vašim?
Neće.
Ono što trenutno radite je sljedeće (ako nemate zapisane procedure): svako jutro uzimate svu odjeću koju imate, perete ju, čekate da se osuši, peglate, i onda odabirete što ćete nositi u danu koji je već pri kraju. Isto i vođenje biznisa bez zapisanih recepata.
Iako trud koji čini pranje i peglanje možemo vidjeti, mentalni trud koji činite svaki put kad nešto što ponavljate tjedno ili mjesečno ili godišnje koristite kako biste prizvali sjećanje je isto naporan.
Pitanje nije hoće li moj biznis izgubiti slobodu i kreativu, pitanje je koliko slobode i kreative kočim sa time što svaki put radim sve iznova.
Nije li lakše otvoriti ormar i odabrati kombinaciju za dan kad je sva odjeća popeglana i stoji složena ispred vas?
Isto tako, kad imate plan i procese koji su zabilježeni, energija koju ulažete u prisjećanje i pamćenje zapravo služi za kreiranje novih stvari, nove vrijednosti, novih usluga, poboljšanje postojećih i možda čak i činjenicu da će vam workload opasti na 2-4h dnevno, ako ne i manje, te će vaš novi problem biti koliko novih klijenata mogu služiti ili koliko zapravo ovaj biznis ne zahtijeva od mene ovo sve što si sam/a dozvoljavam da bude moj standard.
Kad sa sobom razriješimo zapravo zašto nam ovo treba, iduće pitanje je kako ih napisati?
SOP ne mora biti dokument od 10 stranica
Zaboravite sve što ste vidjeli o procedurama u korporacijama. Za vaš posao, SOP je jednostavan dokument koji odgovara na tri pitanja:
1. Kad se ovo radi?
Što pokreće ovaj zadatak? Javi se novi klijent? Dođe kraj mjeseca? Završi projekt?
2. Što se radi?
Koji su koraci, kojim redoslijedom? Zapišite ih onako kako ih zapravo radite, ne kako mislite da bi trebalo.
3. Gdje su stvari koje trebam?
Predlošci, linkovi, pristupni podaci, kontakti. Sve na jednom mjestu.
To je to. Tri dijela. Pola stranice do jedne stranice. Ništa više ne treba za početak.
Kako to napisati bez da sjednete i “pišete procedure”
Ako vam je samo pomisao na pisanje procedura naporna, imate opcije.
Diktirajte. Otvorite Google Docs, uključite glasovno tipkanje (Alati > Glasovno tipkanje) i jednostavno izgovorite kako nešto radite. Govorite kao da objašnjavate kolegi. Ne mora biti savršeno. Kasnije sredite.
Snimite se. Upalite Loom ili Google Vids i snimite sebe dok radite taj zadatak. Pokažite ekran, komentirajte što radite. Pet minuta snimke može zamijeniti stranicu teksta. Nekome u timu će biti puno jasnije gledati nego čitati.
Krenite od jednog. Ne trebate zapisati cijeli posao odjednom. Odaberite jednu stvar koju radite svaki tjedan i koja vam oduzima najviše vremena ili energije. Zapišite samo tu. Ostalo može čekati.
3 SOP predloška za solopoduzetnike
Ispod su tri SOP-a koja se najčešće pojavljuju kod naših klijenata. Napisani su kao recepti: dovoljno konkretno da ih netko tko ih prvi put vidi može pratiti korak po korak i doći do rezultata bez da vas zove na telefon.
Koristite ih kao polaznu točku. Prilagodite ih svom poslu, svojim alatima, svom načinu rada.
1. Odgovor na upit novog klijenta
Verzija: 1.0
Datum: 23.6.2026.
Vlasnik/ca procedure: Laura Plantak
Svrha: Odgovor na upit novog klijenta
Postupak:
- Otvoriti Gmail (ili inbox gdje dolaze upiti)
- Otvoriti novu poruku klijenta
- Otvoriti Google Drive > mapa “Predlošci” > dokument “Odgovor na upit”
- Kopirati tekst predloška u novi mail
- Zamijeniti [IME] s imenom klijenta
- Zamijeniti [USLUGA] s uslugom koju klijent traži
- Pročitati mail još jednom prije slanja
- Poslati
- Ako klijent odgovori i želi dalje, dogovoriti 15-minutni poziv preko Calendlyja (link u potpisu maila)
- Ako klijent ne odgovori unutar 5 radnih dana, poslati kratki follow-up iz predloška “Follow-up upit” u istoj mapi
Napomene: Odgovoriti unutar 24 sata. Ton prilagoditi kanalu: mail formalnije, Instagram opuštenije. Ako upit ne odgovara našim uslugama, zahvaliti i uputiti dalje.
2. Fakturiranje i praćenje plaćanja
Verzija: 1.0
Datum: 23.6.2026.
Vlasnik/ca procedure: Laura Plantak
Svrha: Izdavanje računa i praćenje uplate
Postupak:
- Otvoriti program za fakturiranje (npr. Solo, Moj-eRačun, Fakturator)
- Kliknuti “Novi račun”
- Odabrati klijenta iz baze (ako ga nema, dodati: naziv, OIB, adresa)
- Upisati stavke: opis usluge, količina, cijena
- Provjeriti rok plaćanja (naš standard: 15 dana)
- Izdati račun
- Poslati klijentu mailom
- Otvoriti Google Sheets > “Financije” > list “Izdani računi”
- Upisati: broj računa, klijent, iznos, datum izdavanja, rok plaćanja
- Svaki ponedjeljak ujutro pregledati tablicu i provjeriti koji računi nisu plaćeni
- Ako je rok prošao, poslati podsjetnik mailom klijentu
- Ako nema uplate 7 dana nakon podsjetnika, nazvati klijenta
Napomene: Sve račune poslati knjigovođi do kraja mjeseca. Tablica se ažurira svaki ponedjeljak.
3. Priprema za knjigovođu
Verzija: 1.0
Datum: 23.6.2026.
Vlasnik/ca procedure: Laura Plantak
Svrha: Mjesečna priprema dokumenata za knjigovođu
Postupak:
- Do 3. u mjesecu otvoriti program za fakturiranje
- Izvesti sve izdane račune za prethodni mjesec (PDF ili CSV)
- Spremiti ih u Google Drive > “Financije” > “2026” > [naziv mjeseca]
- Otvoriti mail i pretražiti “račun” ili “invoice” za prethodni mjesec
- Sve primljene račune (dobavljači, pretplate, alati) spremiti u istu mapu
- Ako postoje fizički računi (blagajna, pošta), skenirati ih telefonom i dodati u mapu
- Otvoriti bankovni izvod za prethodni mjesec
- Usporediti transakcije s računima, označiti ako nešto nedostaje
- Otvoriti novi mail, primatelj: knjigovođa
- Napisati: “Pozdrav, u prilogu dokumenti za [mjesec]. Link na mapu: [zalijepiti link]. Napomena: [ako ima nešto nestandardno, napisati ovdje].”
- Poslati do 5. u mjesecu
Napomene: Popis svega što knjigovođa treba nalazi se u dokumentu “Checklist za knjigovođu” prikvačenom na vrhu mape “Financije.” Ako kasnite, javiti knjigovođi unaprijed.