Koristite li softver za upravljanje projektima u svom poslu? Ako se još uvijek pratite svoje obaveze koristeći Excel ili zapisujući stvari na papir, ovaj bi članak mogao biti za vas.
Čak i ako ste počeli koristiti neke od alata za upravljanje projektima na tržištu, jeste li ih postavili na način koji najbolje odgovara vašoj organizaciji?
Ovo su najčešće pogreške koje vidimo kada tvrtke koje se bave uslugama implementiraju softver za upravljanje projektima.
Manjak definiranja svojih zahtjeva
Jedna od najvećih pogrešaka je samo uskočiti u bilo koji softver za upravljanje projektima jer nemate vremena za istraživanje. Kako biste odabrali softver koji će najviše odgovarati vašim potrebama, morate znati što tražite. Identificirajte i definirajte svoje potrebe za upravljanje projektima i metodologiju koju želite koristiti. Definirajte što želite postići pomoću alata za upravljanje projektima.
Želite li:
- vremensko praćenje zadataka
- komuniciranje s članovima tima
- provjeravanje izvješća o završenom poslu
- dodjeljivanje resursa
- integriranje s drugim alatima
- kombiniranje više značajki
Ignoriranje sposobnosti proširivanja ili fleksibilnosti
Druga najveća greška je nerazmišljanje o budućnosti. Hoćete li zapošljavati? Hoćete li morati dodati svoje suradnike u zajednički prostor gdje su vidljivi svi zadaci za taj određeni projekt? Obično se odabir softvera za upravljanje projektima vrši uzimajući u obzir trenutne potrebe, a ne gledajući u budućnost i budete trebali proširiti svoje poslovanje. Bez početnog plana rasta, nećete znati može li se softver prilagoditi timovima, projektima i rastućim zahtjevima koji se konstantno šire. Traženje softvera također mora uključivati fleksibilnost jer je vaša organizacija jedinstvena, vaši interni procesi su ono što vas odvaja od drugih i morate biti u mogućnosti prilagoditi se svim vašim zahtjevima.
Neuključivanje članova tima u proces donošenja odluka
Svaki član tima ima drugačiji stil i navike korištenja softvera i praćenja izvršavanja zadataka. Puno softvera na tržištu daje vam mogućnost različitih verzija istih stvari jer različiti članovi tima preferiraju različite pristupe. Zanemarivanje toga može dovesti do otpora, niske stope usvajanja i uzaludnog ulaganja. Najbolji pristup je otvoreno razgovarati sa svojim timom o njihovim navikama, preferencijama i prijedlozima. Oni će već znati što bi im pomoglo čak i ako ne znaju za određeni softver s određenom značajkom. Dobivanje povratnih informacija od vašeg tima je neprocjenjivo. Možete provoditi interne ankete uz razgovore o potrebama svih članova tima. Razumijevanjem njihovih preferencija, moći ćete osigurati da odabrani softver bude usklađen sa željama i radnim procesima vašeg tima.
Ne provjerava se sposobnost integracije
Učinkoviti alati trebali bi se moći integrirati sa svim drugim softverima koji koristite, počevši od e-maila, softvera za fakturiranje itd. Integracija vam može uštedjeti vrijeme i novac jer možete početi automatizirati između softvera. O ovoj temi pisali smo u prethodnom postu na blogu koji možete pronaći na ovoj poveznici. Potražite softver koji nudi besprijekornu integraciju s popularnim alatima na koje se vaš tim oslanja, kao što su komunikacijske platforme, usluge dijeljenja datoteka ili aplikacije za praćenje vremena. To će poboljšati suradnju.
Ne ocjenjuje se iskustvo korisnika
Upotrebljivost igra ključnu ulogu u uspješnom usvajanju softvera za upravljanje projektima. Ako počnete s previše složenim sustavima, krivulja učenja bit će duža. Složeno ili neintuitivno sučelje može ometati produktivnost i frustrirati korisnike. Pobrinite se da imate dovoljno vremena za procjenu prepreka koje bi donio previše složen softver. Potražite intuitivnu navigaciju, jasne vizualizacije i značajke koje promiču jednostavnost korištenja i povećavaju zadovoljstvo korisnika.
Ne pruža se onboarding i obuka
Kvalitetna implementacija zahtijeva obuku. Preporučujemo da pripremite podršku, dokumentaciju i materijale za obuku koji neće ostaviti vaš tim da se muči s razumijevanjem o tome kako učinkovito koristiti softver. Odaberite softver koji nudi puno korisnih članaka i mogućnost obuke ili se udružite s konzultantskom agencijom koja surađuje sa softverom koji ste odabrali kako biste skratili krivulju učenja.
Ne uzimanje dugoročnih troškova u obzir
Softver za upravljanje projektima često uključuje stalne troškove izvan početnih kupnji ili pretplata. Preporučujemo da uzmete u obzir početnu cijenu i cijenu softvera nakon proširivanja poslovanja. To uključuje dodatne korisničke licence, nadogradnje, naknade za prilagodbu i troškove integracije. Procijenite dugoročne troškove povezane sa softverom kako biste bili sigurni da vaš proračun to dugoročno može podnijeti. Osigurajte vrijednost za svoju investiciju.
Izbjegavanjem ovih uobičajenih pogrešaka osigurat ćete da vaš izbor softvera za upravljanje projektima odgovara potrebama vaše tvrtke. To mora biti alat koji zadovoljava jedinstvene potrebe vaše organizacije i omogućuje učinkovito izvršenje projekta. Definiranjem zahtjeva, uključivanjem članova vašeg tima, procjenom korisničkog iskustva i kapaciteta integracije te pružanjem obuke, donijet ćete informiranu odluku koja osnažuje vaš tim i potiče uspjeh projekta. Uložite svoje vrijeme u istraživanje, usporedbu i demonstraciju različitih opcija kako biste pronašli savršen softver za upravljanje projektima za svoje organizacijske potrebe.