Situacija
Proprium je tim koji surađuje prvenstveno na daljinu, često u različitim vremenskim zonama. Prije SmartSuitea naši su se procesi odvijali u drugim alatima: evidencija radnog vremena ispunjavala se ručno ili kroz komunikacijske kanale, dio podataka bio je u odvojenim Excel tablicama, a komunikacija je bila raspoređena na više mjesta.
Odlučili smo za sebe napraviti isto ono što radimo za klijente: postaviti jedan digitalni operativni sustav za financijsko planiranje, prodaju, marketing, projekte i rad s klijentima.
Interni projekt trajao je 11 mjeseci, od veljače do prosinca 2025. U srpnju 2026. šest članova tima u anonimnom je anketnom upitniku procijenilo koliko im vremena no-code alati i automatizacije štede. Cijela studija slučaja objavljena je kao stručni rad u Zborniku Istarskog veleučilišta.
Naš pristup
SmartSuite smo postavili kao središnji podatkovni sloj, a automatizacije smo izradili u samom SmartSuiteu i u Makeu, koji ga povezuje s ostalim alatima. Podaci su organizirani kao relacijska baza: procesi, organizacije, suradnje i projekti međusobno su povezani, pa se jedna vrsta podataka unosi jednom, na jednom mjestu, i prikazuje svugdje gdje treba.
Ponavljajući zadaci su automatizirani, a standardni projektni zadaci kreiraju se automatski ovisno o vrsti projekta. Svaki član tima radi u prikazima prilagođenim svojim zadacima, uprava ima pregled projekata i pokazatelja, a klijenti i suradnici vide samo svoje podatke kroz gostujući pristup ili zaštićenu poveznicu s lozinkom, bez vlastite licence.
Uz sustav smo zapisali procese, procedure i protokole te napravili plan obuke za tim, suradnike i klijente, kako bismo se manje oslanjali na pamćenje.
Prije
- Procesi su se odvijali u drugim alatima koji nisu bili povezani u jedan sustav.
- Evidencija radnog vremena ispunjavala se ručno ili kroz komunikacijske kanale.
- Dio podataka bio je u odvojenim Excel tablicama, a komunikacija raspoređena na više mjesta.
- Dokumenti su se organizirali ručno.
- Praćenje potencijalnih klijenata i internih koraka u CRM-u vodilo se ručno.
Poslije
- Operativni poslovni sustav s evidencijom angažmana i rada tima
- Sustav za rezervaciju termina
- Portali za klijente i suradnike
- Upravljanje dokumentima i pregled ključnih poslovnih pokazatelja
- Financijsko upravljanje i planiranje
- CRM s dokumentiranom metodologijom prodaje od prvog kontakta do potpisa ugovora
- Marketinški sustav i metodologija distribucije sadržaja na svim kanalima
- Upravljanje projektima s protokolima, nadzornim pločama i izvještavanjem
- Pravila imenovanja datoteka, mapa i projekata
- Pisane procedure za interne procese i plan edukacije
- Praćenje automatizacija u SmartSuiteu i dodatnim alatima
Rezultat
Svih šest članova tima no-code alate ili rezultate automatizacija koristi svaki radni dan, a nitko nije naveo da ne primjećuje značajnu uštedu vremena. Pojedinačne procjene kreću se od 4 do 30 sati tjedno. Medijan od 5,5 sati bolje prikazuje sredinu odgovora jer na prosjek utječe jedna procjena od 30 sati.
65 h
procijenjena ukupna ušteda tima tjedno
10,8 h
prosječna procijenjena ušteda po članu tima
5,5 h
medijan procijenjene tjedne uštede
6/6
članova tima alate koristi svaki radni dan
U praksi to izgleda ovako: radno vrijeme unosi se kroz manji broj polja povezanih sa zadacima, koja automatski popunjavaju dokumentaciju, dokumenti se razvrstavaju sami, klijenti informacijama pristupaju na jednom povezanom mjestu uz automatske podsjetnike, što olakšava asinkroni rad kroz vremenske zone, a praćenje potencijalnih klijenata u CRM-u je automatizirano.
Brojke su samoprocjene tima iz jednog izvora podataka, a ne objektivno izmjerena ušteda. Zbog zaštite poslovne tajne ni ovdje ni u radu ne prikazujemo detaljne procese, strukture baza ni tehničke konfiguracije automatizacija.
Što smo naučili
Ovakav sustav treba jasno upravljanje. Bez definirane strukture podataka, odgovornih osoba i pravila za izradu novih automatizacija brzo nastanu zasebne baze i automatizacije koje otežavaju održavanje, zato su pravila imenovanja i praćenje automatizacija dio sustava. Vrijedi znati i granice: napredna obrada velikih količina podataka, visoka razina prilagodbe ili integracije koje platforma ne podržava mogu tražiti dodatno programiranje, a pri prelasku na drugu platformu podaci se mogu izvesti, dok se struktura i automatizacije u pravilu moraju ponovno izgraditi.
Upravo zato i s klijentima krećemo od procesa, a tek onda biramo i konfiguriramo alat. Kao Verified SmartSuite Partner sa SmartSuite certificiranim konzultantima, isti pristup koji smo primijenili na sebi primjenjujemo i u Vašoj tvrtki.